Gerenciar impressoras dentro de uma empresa envolve muito mais do que simplesmente garantir que o papel e o toner estejam disponíveis. Os custos com manutenção, peças, suporte técnico e tempo do setor de TI podem pesar no orçamento quando não há uma estratégia definida. É nesse contexto que surgem dois modelos amplamente adotados no mercado: locação e outsourcing de impressão.
Embora os dois pareçam semelhantes à primeira vista, as diferenças entre eles têm impacto direto nos custos, na produtividade e na disponibilidade dos equipamentos. Entender como cada modelo funciona é o primeiro passo para tomar uma decisão mais inteligente e alinhada às necessidades do seu negócio.
Na locação, a empresa recebe os equipamentos por um período e paga um valor mensal. O fornecedor entrega o hardware, mas a manutenção, troca de peças, compra de toners e abertura de chamados ficam sob responsabilidade da equipe interna (geralmente o TI).
Vantagens:
Controle interno;
Simplicidade em estruturas pequenas;
Entrada financeira mais acessível.
Limites:
Custo fragmentado (cada compra é uma despesa separada);
Maior risco de parada (sem SLA);
Consome tempo do TI.
No modelo de outsourcing, além dos equipamentos, a empresa contrata a operação completa: monitoramento remoto, SLA de atendimento, trocas de peças e suprimentos, relatórios de uso e custo por página (PB/Cor).
Vantagens:
Previsibilidade financeira;
Menor risco de parada;
TI focado no core do negócio;
Dados para otimização do parque.
Limites:
Contrato mais estruturado;
Dependência do parceiro para a gestão.
| Critério | Locação | Outsourcing |
|---|---|---|
| O que recebe | Equipamento | Equipamento + gestão completa |
| Manutenção/Peças | Sua equipe | Fornecedor (SLA) |
| Suprimentos | Sua equipe compra | Incluídos no contrato |
| Custo | Fragmentado | Consolidado (R$/página) |
| Risco de parada | Maior | Menor (SLA/monitoramento) |
| Esforço do TI | Alto | Baixo |
Locação: ideal para 1 a 3 máquinas, baixo volume e quando o TI tem tempo para cuidar da operação — e uma parada não trava o negócio.
Outsourcing: indicado para múltiplos pontos de impressão, alto volume, necessidade de SLA e previsibilidade de custos.
Volume: some o total de páginas por mês (PB e cor) por equipamento.
Custos atuais: inclua toners, peças, deslocamentos e o custo/hora do TI.
Custo por página: divida o total de gastos pelas páginas do período.
Risco: avalie o impacto financeiro de 24h de parada (vendas, atendimento, multas).
Compare: com a proposta de outsourcing (PB/Cor) + SLA incluso.
Qual o SLA para chamados e reposição de suprimentos?
O contrato inclui todas as peças de desgaste normal?
Há relatórios mensais por equipamento (volume, falhas, cobertura)?
Como funciona o reajuste do preço por página?
Existe política de substituição em caso de reincidência de falhas?
Utilize papel adequado (para laser), armazenado longe da umidade.
Ajuste a densidade no driver para evitar desperdício.
Faça limpezas periódicas conforme orientação do fabricante.
Mantenha estoque mínimo de suprimentos para não interromper o fluxo de impressão.
Qualidade Sempre: impressoras afinadas, sem retrabalho
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Sinais de que sua impressora precisa trocar peças
Escolha locação quando o ambiente é pequeno e o TI pode cuidar da operação. Prefira outsourcing quando você precisa prever custos, reduzir paradas e liberar a equipe para focar no que realmente gera valor.
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