Gerenciar impressoras dentro de uma empresa envolve muito mais do que simplesmente garantir que o papel e o toner estejam disponíveis. Os custos com manutenção, peças, suporte técnico e tempo do setor de TI podem pesar no orçamento quando não há uma estratégia definida. É nesse contexto que surgem dois modelos amplamente adotados no mercado: locação e outsourcing de impressão.
Embora os dois pareçam semelhantes à primeira vista, as diferenças entre eles têm impacto direto nos custos, na produtividade e na disponibilidade dos equipamentos. Entender como cada modelo funciona é o primeiro passo para tomar uma decisão mais inteligente e alinhada às necessidades do seu negócio.
O que é locação (aluguel) de impressoras
Na locação, a empresa recebe os equipamentos por um período e paga um valor mensal. O fornecedor entrega o hardware, mas a manutenção, troca de peças, compra de toners e abertura de chamados ficam sob responsabilidade da equipe interna (geralmente o TI).
Vantagens:
Controle interno;
Simplicidade em estruturas pequenas;
Entrada financeira mais acessível.
Limites:
Custo fragmentado (cada compra é uma despesa separada);
Maior risco de parada (sem SLA);
Consome tempo do TI.
O que é outsourcing de impressão
No modelo de outsourcing, além dos equipamentos, a empresa contrata a operação completa: monitoramento remoto, SLA de atendimento, trocas de peças e suprimentos, relatórios de uso e custo por página (PB/Cor).
Vantagens:
Previsibilidade financeira;
Menor risco de parada;
TI focado no core do negócio;
Dados para otimização do parque.
Limites:
Contrato mais estruturado;
Dependência do parceiro para a gestão.
Comparativo direto
| Critério | Locação | Outsourcing |
|---|---|---|
| O que recebe | Equipamento | Equipamento + gestão completa |
| Manutenção/Peças | Sua equipe | Fornecedor (SLA) |
| Suprimentos | Sua equipe compra | Incluídos no contrato |
| Custo | Fragmentado | Consolidado (R$/página) |
| Risco de parada | Maior | Menor (SLA/monitoramento) |
| Esforço do TI | Alto | Baixo |
Quando escolher cada um
Locação: ideal para 1 a 3 máquinas, baixo volume e quando o TI tem tempo para cuidar da operação — e uma parada não trava o negócio.
Outsourcing: indicado para múltiplos pontos de impressão, alto volume, necessidade de SLA e previsibilidade de custos.
Como calcular o custo real (passo a passo simples)
Volume: some o total de páginas por mês (PB e cor) por equipamento.
Custos atuais: inclua toners, peças, deslocamentos e o custo/hora do TI.
Custo por página: divida o total de gastos pelas páginas do período.
Risco: avalie o impacto financeiro de 24h de parada (vendas, atendimento, multas).
Compare: com a proposta de outsourcing (PB/Cor) + SLA incluso.
5 perguntas para o fornecedor (em qualquer modelo)
Qual o SLA para chamados e reposição de suprimentos?
O contrato inclui todas as peças de desgaste normal?
Há relatórios mensais por equipamento (volume, falhas, cobertura)?
Como funciona o reajuste do preço por página?
Existe política de substituição em caso de reincidência de falhas?
Boas práticas que valem para os dois modelos
Utilize papel adequado (para laser), armazenado longe da umidade.
Ajuste a densidade no driver para evitar desperdício.
Faça limpezas periódicas conforme orientação do fabricante.
Mantenha estoque mínimo de suprimentos para não interromper o fluxo de impressão.
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Considerações finais
Escolha locação quando o ambiente é pequeno e o TI pode cuidar da operação. Prefira outsourcing quando você precisa prever custos, reduzir paradas e liberar a equipe para focar no que realmente gera valor.
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