5 dicas para economizar na gestão de almoxarifado e papelaria de sua empresa

Gasto excessivo com papel, cartucho para impressora e canetas? Vejas estas dicas!

O almoxarifado (ou setor de papelaria em algumas empresas) não aparece entre as áreas estratégicas nem recebe a devida atenção dos gestores financeiros. Seu bom funcionamento, entretanto, pode melhorar bastante a produtividade da empresa. Já imaginou uma reunião sem papéis disponíveis para anotação? Ou um relatório que não pode ser impresso porque o cartucho para impressora acabou?

Percebeu como o cotidiano empresarial pode sofrer sem um almoxarifado eficiente? Reunimos abaixo 5 dicas valiosas para ajudar na gestão deste setor e ainda economizar!

1. Defina um responsável pelo setor

Todo setor precisa de um responsável designado pelos líderes e apresentado, assim, ao restante da empresa. À frente do almoxarifado, essa pessoa terá a tarefa de prezar pelo estoque, reduzir custos e dialogar com o setor de compras, entre outras funções.

Seu trabalho será essencial para ajudar na economia, já que o responsável vai lidar com as duas pontas: fornecedores e os “consumidores” internos, e precisará encontrar o equilíbrio para evitar gastos excessivos.

2. De olho no desperdício

O desperdício é um verdadeiro ralo de despesas nas empresas. Gastos indevidos e mau uso de equipamentos estão entre os principais vilões que contribuem para essas perdas indevidas.

Cabe ao almoxarifado conseguir controlar o desperdício, adotando medidas para monitorar a utilização correta de produtos e o uso indevido. Um exemplo: impressões não autorizadas para uso pessoal consomem rapidamente seu cartucho para impressora. Isso nem sempre aparece no radar dos setores, mas o almoxarifado pode alertar quando houver excessos.

3. Informações precisas = economia

O controle preciso de estoque é essencial quando falamos de setores que lidam com produtos e itens de escritório.  A realização do controle periódico do estoque é parte fundamental da rotina porque garante a reposição correta e também alerta sobre itens muito consumidos ou que tenham sido comprados em excesso. A tecnologia tem grande importância aqui e pode ajudar bastante com softwares e programas de controle.

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4. Investimento em segurança

Infelizmente, o gasto excessivo de almoxarifados nem sempre está relacionado apenas ao consumo interno da empresa. O desperdício, muitas vezes, existe devido a furto de objetos. Como o almoxarifado é tradicionalmente um local com trânsito grande de pessoas, é essencial que algumas regras de segurança básica sejam seguidas à risca.

A primeira e mais importante delas é o controle total de quem entra e sai do lugar, com nome, cargo ocupado e horário de entrada e saída. Além disso, em empresas com muitos itens pequenos e manuseáveis, é importante evitar o trânsito de pessoas com bolsas grandes ou mochilas.

O uso da tecnologia pode ajudar: câmeras, alarmes e detectores de presença se traduzem, no longo prazo, como economia para a empresa.

5. Boa comunicação e parcerias com fornecedores tradicionais

O bom relacionamento com fornecedores é um importante diferencial na gestão de almoxarifados. Além de socorro em um momento de aperto, como para a reposição na falta de um cartucho para impressora específica, essas empresas oferecem prazos de pagamento facilitados. A Paulimac, por exemplo, trabalha com estoque completo com as principais marcas de toners e cartuchos, sendo parceira de outsourcings de impressão e de empresas diversas.

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No longo prazo, isso representa economia e um fluxo de caixa mais tranquilo para a contratante! Saiba mais – fale conosco.